【经验贴】做好这三点，有效提升项目的成功率
近期，大家都在做年度工作总结的准备了，在互相交流的时候，提到了一个值得思考的话题——“如何能提高项目的成功率？”。对于项目经理来说，都希望能找到一些通用的经验直接复制粘贴在自己的项目上，促进项目的成功，大家都纷纷发表了自己的见解。
虽然每个项目都具有一定的独特性，但大家都有自己的一些心得体验，经过整理后，还是找到了一些标准的管理流程以及思路，可以用来提高项目的成功率。
总结一下，大家从管理思路、管理流程以及工具上分别给出了一些经验和建议。下面给大家详细展开分享，供大家参考学习，也欢迎大家进一步交流、分享自己的管理经验。
1.采用闭环思维进行项目管理
这是一位资深项目管理大佬提出的建议，这是他在做项目时，一直坚持使用的管理思维，虽然很常见，但要严格执行还是很难的。常规的项目管理包含是启动、计划、执行、控制以及收尾五大过程组，但每个过程组里都可以采用闭环思维来开展、并严格执行。
“闭环思维”的概念最早由美国质量管理专家休哈特博士提出，他将管理流程分成计划，执行，检查，行动四个过程，一个循环解决一些问题，未解决的问题将进入下一个循环，如此周而复始持续运转，直到问题全部被解决。
这位大佬还提出，五大过程组也要合理的分配精力去关注，很多新手项目经理，一上项目就快速进入到执行和控制阶段，但是往往与既定的目标渐行渐远。首先需要让项目经理花费更多精力的其实是计划阶段，计划做的详细全面，后续的执行过程才能达到事半功倍的效果。其次需要更多精力关注的是控制阶段，在执行过程中及时的纠偏也是重要的一步；往后依次是执行阶段、收尾以及启动阶段。
2.标准化的管理流程
第二点是具体的管理流程梳理，这也是基于五大过程组来展开的，找到了一些需要重点关注的方面：
项目启动阶段——明确项目目标和范围；
项目计划阶段——将项目目标拆解为详细的项目计划；
项目执行监控阶段——持续的监控和评估、灵活的变更管理和风险控制。
2.1项目启动阶段——明确项目目标和范围
项目经理在拿到项目后，首先就要确定项目目标和范围，并传达给团队成员以达成共识。
项目经理这时候需要重视项目启动会的作用，这会决定你后面的工作能否顺利开展。会议需要邀请项目发起人、团队成员、高层领导、客户和其他相关方等人参加，除了介绍项目的目标、项目主要里程碑，还可以对项目角色进行定义和分工、职责明确，后续也能减少踢皮球的情况。
2.2项目计划阶段——将项目目标拆解为详细的项目计划
这一阶段的重点就是将项目目标拆解为详细的项目计划，项目颗粒度要分解到个人可完成、可测量的程度。
项目经理可以制定两个计划：首先是里程碑计划，方便向上汇报以及高层领导进行进度跟踪使用；其次是面向团队成员的WBS计划，进行具体的项目任务分配和指定责任人、明确各个项目任务的完成时间，方便项目经理以及项目成员进行具体任务跟进使用。
2.3项目执行监控阶段——持续的监控和评估、灵活的变更管理和风险控制
项目的执行和监控这两个过程组是同时进行的，一旦项目开始执行，项目经理就需要进行持续的监控和评估，定期监控项目的进展、资源利用和风险问题项等等多个方面。
如果发现有项目进度延误、需求不得不变更这些情况，就需要及时识别、评估并进行调整。当项目有风险出现时，就应迅速反应，按照风险管理的标准管理流程进行风险控制；当项目不得不变更时，也要有规范化的变更管理流程应对。
3.选择适合的项目管理工具，并有效利用
上面分别分享了管理思路以及管理流程相关的内容，第三点就不得不提到工具了，工具是辅助以上管理方法落地的重要支撑。管理的过程中会遇到各种各样的问题，例如项目分解后，由于团队成员众多，进度难以追踪、反馈有延误、不准确；口头布置的工作，时间久了就遗漏了；项目资源的使用情况无法跟踪，大家忙闲不均等。这些难题可以尝试着利用工具来解决，而选择一款合适的工具也尤为重要。
提出这点建议的是位从事项目管理行业数十年的大佬，他所在的公司主要负责一些合同交付类的项目，项目数量大、周期长短不一，管理起来比较费力。他们公司在选择工具时，没有考虑任务协作类的工具，首先是不适用他们的公司情况；其次是随着发展，后期业务会逐步增加，会需要管理更全面的工具。
目前他使用的是一款项目组合管理类的产品（易趋EasyTrack PPM），下面也简要分享下，利用管理软件是如何将上述提到的两大点进行落地的。
3.1项目全过程进行闭环管理
借助这款项目管理管理软件，可以覆盖项目的五大过程组（启动、计划、执行、控制以及收尾）。
项目前期可以在系统上的登记详细的项目信息，其次可以在商业论证模块制定采购需求计划、资源需求计划、成本以及收益预算来辅助项目的可行性分析。
（易趋 项目信息视图）
在项目计划阶段也可以根据需求制定两级计划（里程碑计划以及WBS计划）。对于初级项目经理比较友好的是，系统自带多个不同业务类型的计划模板，可以直接复用。
计划审批通过后，项目任务就会下达给各个项目组成员，方便他们进行进度反馈；同时在两个计划上就可以一目了然看到不同项目任务的具体进度、责任人，方便项目经理进行项目监控。
（易趋 管理阶段视图）
在收尾环节，各个项目有价值的资料都可以上传至项目知识库，便于后续学习复用，同时还支持项目文档库的建立和维护，溯源起来更加便捷了，整理纸质文档的痛苦就可以摆脱。
（易趋 项目文档库视图）
3.2两级计划将项目目标切实落地
上面也简要提到过系统支持两级计划的制定，首先是面向管理层的里程碑计划：
项目经理可以借助系统制定里程碑计划，对关键阶段以及交付物设置审批/评审流程，引导领导进一步关注和参与项目，系统实时展示各个阶段的完成情况，确保项目整体目标不偏离。
根据里程碑计划，项目经理还能借助系统制定详细的WBS计划：
项目任务支持多个层级的建立。每个项目任务可设置责任人、完成时间点、所需工期以及各个任务之间的依赖关系；还会通过红黄绿灯展示各个项目任务的完成情况，项目进度的追踪轻松多了。
（易趋 WBS计划视图）
3.3风险提前识别预测
对于项目执行以及监控过程中，比较重要的风险管理模块，借助系统也可以进行闭环管理。项目经理如何能提前识别项目风险呢？更为及时的方式是通过项目监控报警提示，提前进行风险识别，当项目计划中任务有稍微延误的情况时，会亮黄灯提醒项目经理多加关注。
在风险识别后，项目经理就能在风险管理模块建立风险相关的详细信息，包括项目的风险类型、发生的概率、影响程度、风险等级、应对策略等等；同时还能进行风险闭环管理，包括识别风险、分析风险以及跟踪风险这几个工作流程。
当风险消除/转化为问题项才会关闭；转化为问题项后，就在问题管理模块继续进行闭环管理，确保每个风险和问题都不遗漏。
（易趋 风险管理视图）
3.4变更管理更加全面灵活
风险/问题的发生，往往伴随着变更的出现，而不规范的变更管理，会进一步造成项目范围的无限蔓延以及项目进度的延期。
借助易趋项目管理软件，能有效实施规范化的变更管理。当重大阶段发现变更/WBS发生调整时，项目经理可以直接在计划页面上进行修订，当审批通过后，会即时生成新的基准版本，便于项目经理持续进行跟踪。同时系统能进行不同项目计划的版本对比，高层/项目经理能快速发现变更的内容，并进行科学决策。
（易趋项目计划版本对比视图）
通过以上几点，就能将前面的管理思路和流程进行有效落地，这位大佬说，通过项目管理软件的辅助，项目管理的效率以及项目的成功率也有了实质性的提高。当然选择项目管理软件，还是适合自己公司和项目的情况最好。
4.总结
来个总结，项目经理可以从这几点着手，提升项目成功率：采用闭环思维、建立标准化的管理流程以及选择适合的项目管理工具，并有效利用，来进行项目管理。项目管理软件的选择，适合自身情况的最好。如果大家还有更多的想法，欢迎评论区交流。